Wie eine Plattform für Personalmanagement im Gastgewerbe Zeit, Kosten und Risiko senkt

Wir haben mit Kim-Oliver Leistner, HR Manager Administration & Payroll bei SEETELHOTELS, darüber gesprochen, wie eine Hotelgruppe mit 16 Häusern auf Usedom (plus 1 Standort auf Mallorca) mit der Plattform gastromatic Struktur und Überblick in die Personalprozesse bringt – und warum es dabei vor allem auf Standards und stabile Prozesse in den Häusern ankommt.

Wer sind die SEETELHOTELS – und was ist deine Rolle?

SEETELHOTELS ist eine Hotelgruppe mit rund 550 Mitarbeitenden und 16 Betrieben auf Usedom sowie dem Hotel Bahía del Sol auf Mallorca. Ich bin HR Manager Administration & Payroll, verantworte unter anderem die interne Gehaltsabrechnung, bin Ansprechpartner für gastromatic und schule Mitarbeitende zur Anwendung.

Was war der Punkt, an dem klar war: Wir brauchen ein neues System?

Wir hatten bereits ein Personalplanungstool im Einsatz, aber das Unternehmen wurde dafür schlicht zu groß. Die Performance hielt nicht mehr mit: Prozesse wurden langsam, die Planung stürzte öfter ab und wir mussten wieder stärker manuell nacharbeiten.

Was heißt das konkret im Alltag – wo hat es euch ausgebremst?

Zentrale HR-Prozesse liefen weiterhin auf Papier oder in langsamen Workarounds. Urlaubsanträge wurden ausgedruckt, unterschrieben und manuell abgelegt. Abwesenheiten mussten wir manuell nachverfolgen – inklusive langem E-Mail-Verkehr „wegen Kleinigkeiten“. Und Lohnexporte dauerten pro Betrieb ca. 30 Minuten und liefen nur einmal, nicht parallel.

Welche Auswirkungen hatte das auf Teams und Führungskräfte in den Häusern?

Die Folgen waren spürbar: weniger Transparenz über Verfügbarkeiten, häufige Kommunikationsprobleme bei Schichtänderungen und insgesamt ein hoher manueller Aufwand in der Planung des Personals.

Was war euch bei der Suche nach einer neuen Lösung am wichtigsten?

Drei Dinge: Transparenz, eine vereinfachte Benutzung für die Häuser und eine persönliche Ansprechperson, um Themen schnell klären zu können.

Warum ist die einfache Nutzung in den Häusern für euch so entscheidend?

Weil wir damit mehr Vertrauen und Selbstständigkeit in den Betrieben fördern. Wenn die Häuser mit denselben Informationen arbeiten und Prozesse klar sind, wird Abstimmung leichter und Entscheidungen werden schneller.

Was hat sich durch die Einführung konkret verändert?

Mit gastromatic haben wir die zentralen Personalprozesse so aufgestellt, dass alle Beteiligten mit denselben Informationen arbeiten – in Echtzeit. Dienstpläne und Arbeitszeiten sind zentral einsehbar und auswertbar. Kennzahlen, Exporte und individuelle Reports reduzieren manuellen Aufwand, und Warnhinweise helfen, gesetzliche Vorgaben leichter einzuhalten. Außerdem sorgt das digitale Dokumentenmanagement für eine klare Ablage, sodass nichts verloren geht und Dokumente in der App schnell auffindbar sind.

Viele Betriebe unterschätzen den Change. Wie war die Reaktion im Team?

Anfangs ist Veränderung natürlich ungewohnt. Nach kurzer Zeit wurden die Vorteile aber erkannt und schätzen gelernt.

Wenn du auf die Ergebnisse schaust: Was sind die wichtigsten Effekte?

Vor allem dort, wo vorher viel Kleinteiliges Zeit gefressen hat: Abwesenheiten nachverfolgen, Schichtänderungen klären, Arbeitszeiten korrigieren, Daten exportieren. Messbar sind 341.921 gesparte Arbeitsschritte und 455.895 € eingesparte Kosten in 3 Jahren. Und in der operativen Arbeit ergibt sich zusammengerechnet ein Zeitgewinn von 6–8 Stunden pro Woche.

Was würdest du anderen Hotelgruppen mit ähnlicher Größe mitgeben?

Wenn euer Unternehmen wächst, ist gastromatic das richtige System, das mit euch mitwächst und skaliert. Und genau dadurch entsteht im Arbeitsalltag spürbare Entlastung: weniger manuelle Nachverfolgung von Abwesenheiten, weniger E-Mail Verkehr wegen Kleinigkeiten und deutlich weniger Nacharbeit.

Zum Schluss: Warum empfehlt ihr gastromatic weiter?

Wir empfehlen gastromatic weiter, weil es das Anforderungsspektrum von Unternehmen unserer Größe erfüllt, nicht stehen bleibt, sondern immer neue Tools und Features integriert.

Interesse geweckt? Kontaktieren Sie uns gern!